Déménager les archives d’une entreprise peut être une opération délicate, d’autant plus si les archives s’étendent sur plusieurs dizaines d’années. Il est important de bien gérer ce processus afin de ne pas perdre ou dégrader des documents. Voici les grandes étapes.
Déménager ses archives, une question de préparation
Avant de déménager vos archives, il va être nécessaire d’en faire l’état des lieux. Il faut identifier en premier lieu les documents qui devront rejoindre le nouveau lieu de stockage. Tout n’est peut-être pas destiné à déménager, certaines peuvent être détruites. Dans ce cas, vous limiterez le travail, et le coût de ce déménagement d’archives. Il peut être réalisé à cette fin un récolement d’archives afin de faire aboutir entièrement le processus de tri.
Il faut pouvoir conditionner correctement les archives. Si mettre en carton ne paraît pas une tâche difficile, il va falloir savoir les identifier de façon précise et claire de façon à pouvoir reconstituer facilement et en peu de temps votre fonds d’archives dans le nouveau lieu de stockage. On utilise de plus en plus l’outil informatique pour réaliser le traçage de tous les cartons de déménagement, de leur élaboration à leur rangement.
Où déménager vos archives ?
Si déménager est une chose, encore faut-il prendre le temps d’étudier le nouveau lieu de gestion de votre fonds d’archives. En effet, on ne peut pas stocker les documents papier dans n’importe quelles conditions. Des éléments comme la température, l’ensoleillement ou le taux d’humidité jouent un rôle important dans la conservation à long terme. Il est donc nécessaire de prévoir un lieu adapté, ou de le faire transformer en un lieu adapté si ce n’est pas encore le cas.
Quel volume pour votre déménagement d’archives ?
Comme un particulier qui cherche à savoir quel volume il déménage afin de louer le bon camion, l’entreprise doit avoir une démarche similaire. Si c’est l’entreprise de déménagement qui va prendre en charge le transport, vous aurez à retirer sur place vos rayonnages de rangement. C’est pourquoi il est important de bien estimer le volume. On peut se donner quelques repères de calcul comme 1 mètre linéaire d’archive représente environ 5000 feuilles. 1 m3 d’archive représente alors 8 mètres linéaires, soit environ 40 000 feuilles, ou 300 kg.
Ce volume d’archive va conditionner la place nécessaire dans le nouveau lieu de stockage, le nombre de cartons de transport, le nombre de meubles de rangement ou de classeurs. Il faut aussi prendre en compte que vous allez créer de nouvelles archives entre le début du processus et la fin du déménagement. Et que votre activité continuera à créer de nouvelles archives au fil du temps, archives que vous stockerez aussi dans cet espace.
Enfin, il faut voir le déménagement comme une opportunité de retrouver et valoriser les archives. C’est aussi le moment le plus adapté pour permettre une numérisation du contenu déjà existant, et se préparer à la numérisation systématique des archives futures. Cela permet sur le long terme de simplifier de façon significative l’archivage.